dfv Mediengruppe – ‚dfv Inside‘
Eine neue kollaborative Wissensplattform für mehr als 900 Mitarbeiter*innen, die in Zeiten der COVID-19-Pandemie die Kommunikation im Unternehmen gesichert und Arbeitsabläufe in die digitale Welt gehoben hat.
Wer ist dfv Mediengruppe?
Ihre zentrale Aufgabe sieht die dfv Mediengruppe darin, Menschen in ihrem Beruf und ihrem Geschäft erfolgreicher zu machen. Das 1946 gegründete Unternehmen beschäftigt etwa 940 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im In- und Ausland und ist spezialisiert auf die B2B-Kommunikation. In elf Wirtschaftsbereichen stellt die dfv Mediengruppe Fachinformationen bereit und publiziert gedruckte Zeitschriften, digitale Angebote, Webseiten, Apps und veranstaltet verschiedene Events.
Die dfv Mediengruppe bei der T4AT 2020
Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?
Aufgrund der COVID-19-Pandemie musste die dfv Mediengruppe ihre Arbeitsweise grundlegend neu denken. Denn das bisherige Präsenzmodell funktionierte in der Form nicht mehr. Die gewohnte Art der Kommunikation musste ausgetauscht werden und spontane Gespräche in der Kaffeeküche und der persönliche Austausch über den Flur waren nicht länger möglich. Besprechungen konnten nicht mehr im Konferenzraum mit allen zusammen durchgeführt werden, sodass auch hier Alternativen geschaffen werden mussten. Darüber hinaus arbeitete man zuvor auf Laufwerken, auf denen alle Dokumente gespeichert wurden – diese befanden sich allerdings im internen Netzwerk, auf das man nur sehr schwierig von außen zugreifen kann. Auch die interne Hauspost galt es zu ersetzen. Also musste die dfv Mediengruppe neue Wege der Zusammenarbeit und Kommunikation gehen und hat sich nach einer entsprechenden Lösung umgeschaut.
Was waren die Kernanforderungen?
Das Unternehmen wollte mit dem neuen System in erster Linie die Kommunikation aufrechterhalten und dahingehend neu denken. Des Weiteren sollte der Informationsaustausch sicher gestellt werden. Auch wenn dieser zunächst im Kontext der Pandemie in Form von Top-Down-Kommunikation stattfand, änderte sich das mit der Zeit. Denn es musste die ganze Arbeit organisiert werden ohne, dass die Mitarbeiter*innen präsent sind. Des Weiteren sollte mit dem neuen System dafür gesorgt werden, dass die plötzlich dezentralisierten Teams aufrechterhalten werden und die Zusammenarbeit weiter gesichert ist. Die Herausforderung dabei war es, neue Arten der Zusammenarbeit zu erkunden, dabei gemeinsam zu lernen und sich gegenseitig zu helfen sowie neue Produkte zu entwickeln, um das Geschäft wieder auf die Beine zu stellen.
Wie ist das Projekt verlaufen?
Insgesamt mussten über 300 Mitarbeiter*innen ins Homeoffice. Das Problem: Die Heimarbeitsplätze waren bisher gar nicht dafür ausgestattet. Laptops, Mobiltelefone und sonstige Hardware musste erst angeschafft und eine VPN-Verbindung eingerichtet werden. Entsprechende Anleitungen wurden direkt im Linchpin-Intranet bereitgestellt. So konnte den Mitarbeiter*innen einfach erklärt werden, was beim Erhalt eines neuen Rechners getan werden muss, wie der Log-In-Prozess funktioniert oder wie eine VPN-Verbindung hergestellt werden kann. Alle Informationen wurden in Linchpin abgelegt und auch kleine Videos wurden gedreht und ebenfalls dort abgelegt, um für die verschiedenen Typen von Mitarbeiter*innen einen Zugang zu schaffen.
Parallel mussten auch Videokonferenz-Tools eingeführt werden. Also hat man Linchpin dazu verwendet, die Einführung dieser (für viele Mitarbeiter*innen neuen) Software zu organisieren und entsprechende Informationen bezüglich der Lizenzen, Nutzung und Handhabung zur Verfügung gestellt. Da ein Teil der Kolleg*innen im Büro arbeitete, wurden auch hier Informationen bezüglich der Nutzung und Reservierung von Video-Equipment bereitgestellt. Des Weiteren nutzte die dfv Mediengruppe Linchpin, um die Kolleg*innen bei der Umstellung zu unterstützen – in Form von Mitteilungen der Geschäftsführung als Video-Stream. Auch die Telefon-Datenbank konnte in Linchpin abgebildet werden, was die klassischen Zettel am Bildschirm im Büro ablöste. Darüber hinaus wurden FAQ-Seiten errichtet, auf denen die meistgestellten Fragen und die Antworten darauf den Mitarbeiter*innen zusammengefasst angeboten wurden, um sich selbstständig informieren zu können. Wichtig war das neue Linchpin-System auch im Onboarding-Prozess, um neuen Mitarbeiter*innen übersichtlich alle Informationen und Inhalte anbieten zu können, die sie zu Beginn ihrer Tätigkeit benötigen.
Welche Vorteile bietet Linchpin?
Um den Flurfunk und die Bürogespräche zu ersetzen, musste sich die dfv Mediengruppe nach alternativen Lösungen umschauen. Somit wurde diese Art der Kommunikation in das neue Linchpin-Intranet verlagert. Auch die redaktionelle Organisation konnte unkompliziert von den entsprechenden Teams in Linchpin abgebildet werden. Dafür verwenden sie den Microblog und können schnell klären, wer wann wo was tut. Als traditionelles Unternehmen gehört bei der dfv Mediengruppe auch die Etatplanung im Controlling dazu. Früher saß man sich vor Excel-Tabellen gegenüber und konnte den Gesprächsteilnehmerinnen und -teilnehmern in die Augen schauen. Das war nun nicht mehr möglich und man entschloss sich, die Tabellen einfach in Linchpin anzuzeigen und via Videokonferenz zu besprechen. Vorteile sieht das Unternehmen zudem in der Abwicklung der Morning Briefings der Redaktionen über den Microblog als PDF-Datei, da das Wissen so auch asynchron jederzeit zur Verfügung steht.
Die Zusammenarbeit […] lief über Bereiche in Confluence. Also Leute, die vorher noch nie zusammengearbeitet haben, haben plötzlich jetzt zusammengearbeitet und die Plattform dafür war einfach Confluence. Linchpin hat richtig einen Schub gekriegt, einfach dadurch, dass jetzt der Zwang da war, es zu nutzen und hat uns in Richtung Digitalisierung einen gewaltigen Schwung nach vorne gegeben.
