Uzin Utz AG – Quako

Eine webbasierte, skalierbare und personalisierte Plattform für 1318 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an diversen weltweiten Standorten, welche die Zentrale für Wissen, News und Soziales bildet.

Wer ist die Uzin Utz AG?

Logo der Uzin Utz Group

Die Uzin Utz AG ist eine Unternehmsgruppe, welche auf Verlegesysteme spezialisiert ist. Gegründet in 1911, bringt die Uzin Utz AG über 100 Jahre Erfahrung mit und Expertise über Böden und alles, was dazu gehört – von benötigtem Werkzeug über Planung bis zur erfolgreichen Ausführung. Die Unternehmensgruppe ist weltweit in 50 Ländern vertreten und beschäftigt über 1300 Mitarbeitende.

Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?

Das hauseigene System hatte Limitierungen. Man wünschte sich ein Standardsystem, für das auch Plugins verfügbar sind und das man selbstständig nach eigenem Bedarf erweitern kann, womit Confluence und Linchpin für Quako sehr attraktiv wurde. Auch wenn das eigene System eine Webanwendung war, war es leider nicht responsive. Des Weiteren war das System nur auf Deutsch verfügbar und hat nur den Hauptsitz repräsentiert. Dadurch war die Kommunikation sehr klassisch geprägt (Top-Down). Das alles wollte man ändern. Alle Kolleginnen und Kollegen sollen Inhalte in ihren jeweiligen Sprachen zur Verfügung gestellt bekommen, Austausch, echte Kooperation und Soziales sollte gestärkt werden. Außerdem sollte es nun möglich sein, produktive Projektarbeit im System zu ermöglichen.

Was waren die Anforderungen an das neue Intranet?

Es gab tatsächlich eine Vielzahl an Überlegungen, bevor die Auswahl getroffen wurde. Ganz klar wollte man von klassischer, alter Arbeitsweise weg. Top-Down-Kommunikation, E-Mails und das eigenständige Arbeiten in Word-Dokumenten sollte durch echte Kooperation ersetzt werden. Die Uzin Utz AG ein weltweit vertretenes Unternehmen, weshalb Themen wie Mehrsprachigkeit und Internationalisierung eine hohe Priorität hatten. Damit geht auch einher, dass die sieben Unternehmen, aus denen sich die Uzin Utz Group bildet, ihre eigene Corporate Identity nicht verlieren – trotz eines zentralen Systems für die AG. Das Wissen musste über Standorte hinweg zur Verfügung gestellt werden, die Informationsweitergabe sollte schnell und gezielt erfolgen. Dabei wollte man auch die Transparenz erhöhen. Das System sollte weiterhin webbasiert bleiben, aber skalierbar und mobil erreichbar sein. Auch Jira sollte integriert werden. Wir sehen also, Quako musste einigen Anforderungen gerecht werden.

Die Uzin Utz AG bei der Tools4AgileTeams

Wie verlief der Go-live des neuen Systems?

Für die Implementierung des Systems hat die verantwortliche Gruppe ein spannendes und interaktives Format gefunden. Die Idee, mit der das Rollout vorangetrieben wurde, war eindeutig: Jeder Standort ist individuell – deshalb muss das System an jedem Standort auch individuell integriert werden. Zunächst gab es ein Online-Meeting mit den Verantwortlichen des jeweiligen Standortes. Anschließend war das Team an jedem Standort 3-4 Tage lang vor Ort anwesend, um das System vorzustellen und zu integrieren. Es ging los mit einer intensiven Confluence-Schulung am ersten Tag. Am folgenden Tag gab es dann ein Quako-Hackathon – hierbei setzte man sich zusammen an einen Tisch und erstellte den ganzen Tag Inhalte, die benötigt wurden. Am dritten Tag wurde Quako, durch den jeweiligen CEO, anschließend der gesamten Belegschaft vorgestellt. Im Anschluss folgte eine 1-stündige Schulung in kleinen Gruppen. Wer jetzt noch Lust auf mehr hatte, konnte am vierten Tag (der in diesem Prozess optional war) weitere intensive Confluence-Schulungen in Anspruch nehmen.

Das ist der absolute Brüller. Ich sage meinen Leuten auch: “Sorry, ich schreib’ keine Mail mehr!”

Dennis Erdmann, Teamleiter Softwareentwicklung in der Abteilung IT Innovation bei der Uzin Utz AG

Wie wird Quako genutzt?

Quako wird gerne und vielseitig benutzt. Mittlerweile gibt es im System inzwischen über 100 Tausend Seiten (die alle tatsächlich einen Sinn erfüllen)! Dabei hat jeder Standort, und damit auch jedes Unternehmen, das zu der Uzin Utz AG gehört, einen eigenen Bereich, der an die Corporate Identity angepasst ist. Hier findet meistens produktive Projektarbeit statt. Das Dashboard ist die Zentrale des Systems. Hier finden alle Kolleginnen und Kollegen News, Microblog-Einträge, wichtige Infos und anstehende Termine. Natürlich in der von ihnen bevorzugten Sprache. Da auch die soziale Komponente wichtig ist, wird der Microblog neben projektorientierter Kommunikation auch für Themen wie beispielsweise Adventskalender genutzt. In den Kantinen gibt es Bildschirme, die mit Linchpin Touch ausgestattet sind. So können Kolleginnen und Kollegen, die im Rahmen ihrer täglicher Arbeit selten dazu kommen, erfahren, was im Unternehmen so passiert. Natürlich erfreut sich auch die mobile App einer aktiven Nutzung. Schließlich darf man auch das Wiki nicht vergessen – ein dedizierter Bereich zum Wissenstransfer, der in 4 Sprachen zur Verfügung steht.