Universität Wien

Ein neues Social Intranet für mehr als 10.000 Mitarbeiter*innen, welches sie untereinander vernetzt, für mehr Stabilität und Anpassbarkeit auf Veränderungen sorgt und neue Kommunikationsstrukturen im Unternehmen schafft.

Wer ist die Universität Wien?

Die Universität Wien ist eine große Institution in der Hauptstadt Österreichs mit über 10.000 Mitarbeitenden, knapp 7.000 Menschen im Forschungsbereich und zusätzlich 100.000 Studierenden. Neben Confluence sind dort mit Jira und Jira Service Management auch weitere Tools von Atlassian im Einsatz, die täglich von bis zu 20.000 Menschen genutzt werden.

Welche Herausforderungen gab es bei der Einführung?

Grundsätzlich standen sich im Zuge des Linchpin-Einführungsprojekts bei der Universität Wien zwei Persönlichkeitstypen gegenüber. Der erste Typ lässt sich durch die Persona Helmut darstellen – ein Mitarbeiter, der seit knapp 25 Jahren an der Universität arbeitet und als Datenbank-Administrator der ersten Stunde tätig ist. Helmut plagen die vielen Veränderungen, die von allen Seiten auf ihn und seine tägliche Arbeit einwirken und ihn am konzentrierten Arbeiten hindern. Statt neue Systeme einzuführen, wünscht er sich lieber einen Anhaltspunkt, an dem er sich festhalten kann. Darüber hinaus äußert Helmut Bedenken bezüglich der Masse an Kommunikation und will seinen Fokus stattdessen auf die Qualität der Arbeit und guten Service legen.

Ihm gegenüber steht der 26-jährige Fritz, studierter Informatiker, der stets für Veränderungen zu haben ist. Er kann die Bedenken von Helmut nicht verstehen und sieht im neuen System vielmehr eine Perspektive, gemeinsam etwas zu bewegen und voranzukommen. Sein Vorschlag: miteinander reden, Veränderung als etwas Gutes betrachten und optimistisch nach vorne blicken, um etwas Konstruktives für die Zukunft aufzubauen.

Die Universität Wien muss sich mit der gleichen Herausforderung auseinandersetzen, wie alle anderen Organisationen – mit der Überforderung des Neuen in einer Zeit, die ständig in Bewegung ist, umzugehen lernen. Es gilt also die Personen zu adressieren, die viel Angst vor Veränderungen haben und sich wünschen, dass alles beim Alten bleibt. Andererseits muss auch auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingegangen werden, die sehr viel Energie für Veränderungsprozesse aufwenden können und gerne neue Sachen testen, ausprobieren und nutzen wollen.

Um also das Ziel, einen Ausgleich zwischen den beiden Strömen im Unternehmen zu schaffen, zu erreichen, hat sich die Universität Wien für Atlassian-Tools und Linchpin entschieden, samt eines Linchpin-Einführungsprojekts, das durch Seibert Media eng betreut wurde.

Veränderungen betreffen uns alle - ein Streitgespräch mit mir selbst

Seit 1365 strebt die Universität Wien nach Wissen und Aufklärung. Wer ist diese Universität? Menschen sind die zentralen Wesen, welche eine Universität mit Leben erfüllen. Die ständigen Veränderungen und Transformation im Außen gehen nicht spurlos an uns vorbei. Maximilian Petrasko wird die Geschichte erzählen, wie eine helfende Hand und die Sicht von außen uns unterstützte, einen Weg in der neuen virtuellen Realität zu finden.

Wie hat man sich den Herausforderungen gestellt?

Die Universität Wien hat intensiv und mit unterschiedlichen Maßnahmen überprüft, ob die Einführungsmaßnahmen erfolgreich waren. Regelmäßig wurde das Feedback der Kolleginnen und Kollegenabgefragt. Auch die intensive Begleitung von Seibert Media hat die Universität bei der Einführung von Linchpin unterstützt und dabei geholfen, Barrieren abzubauen und für Anschlussfähigkeit in der Belegschaft zu sorgen. Darüber hinaus hat die Universität Wien das Thema aus einer systemischen Betrachtungsweise heraus analysiert und die Bedeutung von neuen Kommunikationsräumen herangezogen, um miteinander in Kontakt zu kommen und Bewegung in den Austausch zu bringen.

Diese intensive, gemeinsame und partnerschaftliche Begleitung, die wir mit Seibert Media jetzt schon über Jahre pflegen, dieses Vertrauensverhältnis, hat sich auch auf die Einführungsqualität unserer Services und auch auf den Nachhall in unserer Organisation ausgewirkt. Die Barrieren Neues zu umarmen, auch für die beiden Kollegen, die ich dargestellt habe […] – da konnten wir wirklich Anschlussfähigkeit erzeugen.

Maximilian Petrasko, Universität Wien

Wie entstanden durch Linchpin neue kommunikative Wege?

Durch das Linchpin-Einführungsprojekt werden neue Strukturen geschaffen. Die Universität Wien bewegt sich nun weg von einer direkten One-to-one-Kommunikation hin zu einer One-to-many-Kommunikation. Das heißt: Es wird verstärkt Wert auf Netzwerkaspekte gelegt. Natürlich ergeben sich dadurch viele Möglichkeiten, Menschen miteinander zu vernetzen – was aufgrund der Organisationsgröße und -schwere sowie der vielen Softwareartefakte und Kommunikationsaufsätze in den vergangenen Jahren nur schwer möglich war. Weiterhin erlaubt Linchpin es der Universität Wien, vor allem in Kombination mit Jira, deutlich agiler zu agieren und sorgt so für mehr Anpassungsfähigkeit gegenüber Veränderungen.

Software und Accessibility an der Universität Wien

Da die Universität als öffentliche Einrichtung für Diversität und Barrierefreiheit steht, ist das Thema Accessibility im Rahmen des Linchpin-Projekts von Anfang an ein großes gewesen. Dabei fiel anfangs auf: Linchpin ist leider nicht barrierefrei und viele Menschen mit Einschränkungen können daher nicht damit arbeiten. Deshalb hat Seibert Media, gemeinsam mit der Universität Wien, während des Einführungsprojekts überlegt, was gegen dieses Problem getan werden kann. So kam es dann auch, dass unsere Dev-Teams den Entwicklungsfokus größtenteils auf die Barrierefreiheit gelegt haben und große Schritte im Accessibility-Kontext machen konnten. So kann Linchpin inzwischen auch mit der Tastatur bedient werden und das Einführungsprojekt bei der Universität Wien kann als ein voller Erfolg bezeichnet werden – für die Universität, das Produkt und alle anderen Kunden und Interessenten.