SICK AG – ‚mosaic+‘
Eine neue kollaborative Wissensplattform für mehr als 10.000 Mitarbeiter*innen, die ein statisches Intranet-System abgelöst hat und fortan eine Plattform bietet, von der aus man auf alle Applikationen zugreifen, übergreifende Suchen durchführen und das Unternehmenswissen mit allen Standorten teilen kann.
Wer ist SICK?
Die SICK AG hat ihren Sitz in Waldkirch im Schwarzwald und ist ein mittelständisches Unternehmen mit ca. 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und über 50 verschieden großen Standorten weltweit. Kerngeschäft der SICK AG ist die Herstellung von Sensoren, Lichtschranken und die Messung unterschiedlicher Stoffe. Anwendung finden die Lösungen vor allem in Aufzügen, das Unternehmen ist aber auch als Lieferant für große Logistikdienstleister tätig und in Fabrikationsstraßen, der Herstellung von Autos und überall dort, wo man Lichtschranken benötigt, vertreten.
Wolfgang Zähringer von SICK bei der T4AT 2020
Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?
Grundsätzlich hatte SICK das Problem, dass das bisherige Intranet-Tool am Ende des Produkt-Lebenszyklus stand. Einige Jahre wurden keine neuen Software- oder Wartungsverträge abgeschlossen und man war froh, dass das System überhaupt noch lief. Auch von Endanwender*innen kam immer wieder das Feedback, dass die vielen Applikationen, die bei SICK im Einsatz sind, überhaupt nicht mehr auffindbar sind. Es kam zu Unklarheiten über Funktionen, keine übergreifende Suche und allgemein viele Schmerzen, die durch das alte System ausgelöst wurden. Gleichzeitig kam im Unternehmen immer wieder die Frage auf, ob man bei SICK ein Wiki benötigt, eine Plattform, die das Teilen von Wissen vereinfacht. Hier war schnell klar, dass ein modernes, web-basiertes System gebraucht wir, welches die User selbst dazu ermutigt, eigene Inhalte zu erstellen und aktiv zu werden.
Wie ist SICK vorgegangen?
Das Projektteam war mit 7 Mitgliedern recht klein gehalten und bestand aus Vertreter*innen aus der IT und der Unternehmenskommunikation. Der erste Schritt hatte dabei noch gar nichts mit Confluence, Linchpin oder Seibert Media zu tun. Denn zuerst wollte das Team kleine Schritte gehen und hat zunächst das Front-End der bisherigen Lösungen aufgehübscht und eine neue Suche implementiert. Statt ein großes Intranet-Projekt zu starten, ging das Team Schritt für Schritt in Richtung der neuen Lösung. Irgendwann war dann aber Zeit, auch das Intranet als solches zu erneuern und die technische Plattform abzulösen. Ziel war es nicht nur, das alte Intranet zu ersetzen, sondern auch eine moderne Kollaborationslösung einzuführen. Hier konnte sich dann letztendlich die Linchpin Intranet Suite auf Basis von Atlassian Confluence gegenüber den Marktbegleitern durchsetzen.
Wie ist das Projekt verlaufen?
Insgesamt setzte SICK beim Projektverlauf auf eine klassische Vorgehensweise und bewältigte den gesamten Umbau des alten Intranets vom Projektstart bis zum Go-live in unter einem Jahr. Die Maßnahmen, in der Zeit vor der COVID-19-Pandemie, schlossen Live-Events, Roadshows und klassische Key-User-Schulungen mit ein und wurden von Artikeln in Zeitschriften für Mitarbeiter*innen begleitet. Um das Intranet intern bekannt zu machen, bespielte SICK fast alle zur Verfügung stehenden Kanäle. Dazu zählten auch Videos, die teilweise von einzelnen Fachbereichen selbst erstellt wurden und dann dem ganzen Unternehmen angeboten werden konnten. Schnell wurde dem Projektteam klar, dass viel Initiative auch schon direkt aus der Community kommt. Begleitend setzte man auf Workshops, Seminare und Hands-On-Trainings, Online-Meetings für die internationalen Nutzer*innen und auf den Aufbau einer Power-User-Community. SICK bot in speziellen Formaten auch die Möglichkeit, dass nicht die IT oder Unternehmenskommunikation, sondern die Nutzerinnen und Nutzer des Systems von ihren Erfahrungen mit dem neuen System berichten konnten.
Wir hatten gerade im September ein Strategieforum bei SICK. Da kamen 300 Führungskräfte virtuell zusammen. Das hat auch nur deswegen gut funktioniert, weil wir auch da einen eigenen Space benutzt haben, wo wir viele Dinge abfragen. Feedback-Kanäle, Feedback sammeln – konnten wir alles sehr erfolgreich über Confluence abbilden. Da waren viele User dabei, für die war Mosaic vielleicht noch nicht ganz so das gängige Tool. Und die konnten wir damit auch super gewinnen und da haben wir auch ein prima Feedback bekommen und konnten damit das ganze nochmal wirklich pushen.
Woraus besteht das System?
Auf dem Dashboard von mosaic befinden sich alle wesentlichen Elemente, die im Arbeitsalltag benötigt werden. Dazu gehören das News-Board, wichtige Links, das Corona-Info-Center und ein Schnellzugriff auf alle Informationen rund um das Mittagessen. Des Weiteren ist hier ein von SICK entwickeltes Makro eingebunden, das den Nutzer*innen die Möglichkeit bietet, schnell und einfach Fragen zum System oder zum Allgemeinen zu stellen, die von allen beantwortet werden können. Die News sind ganz oben auf dem Dashboard eingebunden, wobei drei Kacheln für Corporate News reserviert sind, die alle im Unternehmen sehen können. Eine Kachel ist dann noch für lokale News reserviert, die abhängig vom Standort angezeigt werden. Darunter befinden sich dann die News, die von Mitarbeiter*innen eigenverantwortlich erstellt werden und ein Reiter mit den News, die man selbst abonniert hat. Bestandteile des Hauptmenüs sind neben den News die Workspaces, eine Verlinkung zu allen Themen für Mitarbeiter*innen, das App Center mit allen wichtigen Applikationen und das Help Center.
