Reed Exhibitions
Ein neues Social Intranet für über 600 Mitarbeiter*innen, das im Rahmen eines Selfservice-Projekts das alte Intranet-System abgelöst hat und von klassischen Büromitarbeiter*innen über Lager- und Vertriebsmitarbeiter*innen bis hin zu Mitarbeiter*innen in der Produktion über verschiedene Standorte hinweg das gesamte Unternehmen miteinander verbindet.
Wer ist Reed Exhibitions?
Reed Exhibitions ist einer der größten Messeveranstalter weltweit und organisiert sowohl B2B- als auch B2C-Events. Kerngeschäft des Unternehmens ist die Event-Branche. Dazu gehören große Leitmessen in Deutschland und in Österreich, das Betreiben eines Messegeländes in Wien und das Kongressgeschäft, also die Vermietung des Geländes für externe große Kongresse. Durch die COVID-19-Pandemie hat sich das Veranstaltungsgeschäft allerdings zunehmend in die digitale Welt bewegt oder wird als Hybrid-Lösung angeboten. Darüber hinaus verfügt Reed Exhibitions über ein eigenes Messebau-Unternehmen.
Felix Severa von Reed Exhibitions bei der T4AT 2020
Wie ist das Projekt verlaufen?
Erst nachdem Reed Exhibition die Arbeit mit Confluence erfolgreich zu ihrer Philosophie gemacht hatte, wurde die Linchpin Intranet Suite als Erweiterung hinzugefügt. Während des Projekts war es dem Unternehmen besonders wichtig, das Bottom-up-Prinzip zu leben, also dass der Content und dessen Pflege aus den Teams heraus entsteht und nicht „von oben“ vorgegeben wird. Zudem stand beim Projekt im Vordergrund, dass das Intranet als Startseite des Browsers Zugriff auf alle wichtigen Links, Programme und Informationen bietet, die Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag benötigen. Das Projektteam hat im Einführungsprozess auch gemerkt, dass in der Realität nicht alles immer perfekt umsetzbar ist, was man sich in der Planung vorgenommen hat. So wollte man ursprünglich Vorgaben bezüglich der Gestaltung gemäß der Corporate Identity geben, hat aber schnell gemerkt, dass die Freude der Teams groß ist, wenn sie ihr eigenes Layout gestalten können – und den Plan verworfen. Dass nicht alles in Stein gemeißelt ist, wurde zu einem immer wichtigeren Punkt und stellte sich als großer Vorteil heraus. Nachdem das Projektteam gemerkt hat, dass auch für die User das ein oder andere Plugin extrem praktisch ist, hat man das System beispielsweise auch um draw.io erweitert, um das Intranet mehr zu einem eigenen Tool zu machen.
Wieso hat man sich für ein Self-Service-Projekt entschieden?
Grundsätzlich ist die Idee aus der Überlegung resultiert, dass ein Intranet-Projekt immer ein wenig vor sich hergeschoben wird. Bei Reed Exhibitions hat man dann einfach gesehen, dass die alte Lösung sehr lange verwendet wurde und irgendwann technisch ausgereizt war. Nachdem man durch einen Vortrag auf die Linchpin Intranet Suite aufmerksam geworden war, kannte man den Weg, den man gehen wollte. Da man sich das selbst zutraute und über das entsprechende Know-How im Unternehmen verfügte, wollte man das Projekt als Team so umsetzen. Sicher ist der Do-it-yourself-Ansatz anstrengend und man braucht ein motiviertes Team dahinter. Doch neben der Kosteneinsparung sieht Reed Exhibitions darin vor allem den Vorteil, dass es dazu zwingt, sich mit dem Team über das Intranet zu unterhalten und sich Gedanken zu machen, wo man hin möchte.
Wir kennen einfach viele Dinge wie Powerpoint-Präsentationen und glauben das ist gut, weil man die einfach gut kennt. Aber wenn wir ehrlich sind: Powerpoints durch die Gegend schicken, editieren, zurückschicken und hin- und herschicken ist nicht effizient, macht nicht viel Spaß und solche Sachen muss man einfach versuchen loszulassen – auch wenn es noch so schwierig ist.
Wie verlief der Go-live?
Das Projekt startete ursprünglich mit einem Kernteam, das sich aus Vertreter*innen aus den Bereichen Business und IT zusammensetzte. Hier wurden zunächst einmal die ganzen technischen Rahmenbedingungen mit Linchpin und Confluence geklärt und eine Guideline bezüglich der Philosophie des Intranets erarbeitet. Der Plan wurde dann an ein neu gegründetes Content-Team übergeben, das Stück für Stück geonboarded wurde. Trotz des höheren Pflegeaufwands hat sich das Unternehmen dann dazu entschieden, die Inhalte nach und nach organisch in das neue System zu migrieren. Das bot dem Projektteam in Zeiten der COVID-19-Pandemie eine große Flexibilität. Denn der Go-live musste einige Male verschoben werden und somit musste kein großer Starttermin immer wieder neu datiert werden. Stattdessen konnte man den Go-live ganz flexibel an die aktuelle Situation anpassen.
Wie wurde das System angenommen?
In Bezug auf die Akzeptanz hat das Unternehmen den Mitarbeiter*inen vor Augen geführt, wie viel sie zu erzählen haben: spannende Projekte, neue Erfolge oder auch coole neue Dinge, an denen gerade gearbeitet wird. Das wurde früher in der Form gar nicht wirklich dargelegt. Seit der Einführung des neuen Linchpin-Intranets haben die Abteilungen und Teams heute viel mehr Möglichkeiten, sich selbstbestimmt zu präsentieren. So kann jede Abteilung ihre Geschichten erzählen und transparent machen, was die entsprechenden Bereiche leisten. Dabei konnte Reed Exhibitions beobachten, dass mit zunehmender Anzahl an Inhalten die Akzeptanz immer weiter steigt. Damit stieg auch die Bereitschaft an, sich die Informationen, die man benötigt, aktiv im neuen System zu suchen.
