PubliCare – ‚PuMa‘

Ein neues Social Intranet für mehr als 500 Mitarbeiter*innen, das alle Management-Systeme in einem Tool abbildet, die Kommunikation im Unternehmen fördert und allen die Möglichkeit bietet, auf einfache Art und Weise das Unternehmen an Arbeitsergebnissen, Erfolgen und Erlebnissen teilhaben zu lassen.

Wer ist PubliCare?

PubliCare ist ein Homecare-Unternehmen mit über 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie betreuen 35.000 bis 40.000 Kunden im medizinischen Bereich, leisten Beratung und versorgen sie mit medizinischen Hilfsmitteln. PubliCare ist insbesondere in den Bereichen künstlicher Darmausgang, Kontinenz und Wunde tätig und baut momentan auch den Bereich klinische Ernährung auf.

Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?

Im Rahmen des Qualitätsmanagement hat PubliCare nach einem Tool gesucht, mit dem das Unternehmen nicht nur das Qualitätsmanagement-System abbilden kann, sondern sämtliche seiner Managementsysteme. Dazu gehört beispielsweise das Projektmanagement, aber auch das System-, IT- und das Datenschutz-Management. Dabei hat sich PubliCare verschiedene Lösungen angeschaut und ist dann schließlich bei Atlassian Confluence und somit auch bei Seibert Media gelandet. Linchpin unterstützt PubliCare dabei, den Zugang zu den Systemen deutlich zu erleichtern. Über das Launchpad können alle gängigen und notwendigen Tools integriert und bei Bedarf schnell erreicht werden. Ähnlich verhält es sich mit Navigationsmenüs, die sich individualisieren lassen.

Was waren die Anforderungen an das neue Intranet?

Die Kernanforderung war die Abbildung der verschiedenen Managementsysteme. PubliCare wollte das Qualitätsmanagement-System und das Projektmanagement-System in einem gemeinsamen Tool abbilden. Dieses Tool sollte außerdem die Kommunikation fördern. Ziel war es, jeder Abteilung, jedem Team und jedem Projekt die Möglichkeit zu geben, auf einfache Art und Weise das Unternehmen an Arbeitsergebnissen und Erfolgen teilhaben zu lassen. Mit Linchpin hat PubliCare genau das Tool gefunden, was die Anforderungen abbilden kann. Auf der einen Seite bietet es das Wiki-System, was das Wissensmanagement im Unternehmen abdeckt, und auf der anderen Seite fördert Linchpin mit Blogeinträgen und News die Kommunikation.

Was sind die Stärken von Linchpin?

Die Stärken liegen für PubliCare eindeutig in der Zugänglichkeit und der Förderung von Transparenz. Linchpin bietet ein Wiki-System, in dem man Rechte so einstellen kann, dass die Kolleginnen und Kollegen nicht nur Lese-, sondern auch Schreibrechte bekommen können. So wird der aktive Austausch gefördert und Inhalte können von den Mitarbeiter*innen selbst erstellt werden, um das System mit Leben zu füllen. Außerdem ist die angenehme Art und Weise der Kommunikation für PubliCare eine Stärke von Linchpin. Dazu gehört vor allem die Verteilung von Wissen, Informationen und Neuigkeiten im Unternehmen – beispielsweise über die News-Funktion.

Wir haben ein sehr freundschaftliches Miteinander und ich finde der Microblog ist dafür ideal, um das dann auch entsprechend in so ein Social Intranet zu tragen. Dass man halt eben nicht nur trockene Arbeitsanweisungen oder irgendwelche Projektpläne teilt, sondern, dass man halt auch solche Dinge teilt wie Grillfeste oder […] wie der Geschäftsführer mit unserem Außendienst unterwegs war und dann ein schönes Foto von ihm in OP-Kluft macht. All das sind halt so Sachen, die man normalerweise im Intranet nicht finden würde, aber der Microblog ist genau der perfekte Platz dafür, um auch solche informellen Sachen zu teilen und dafür zu sorgen, dass auch so ein bisschen Menschlichkeit einzieht.

Manfred Höffken, PubliCare

Wie verlief der Go-live des neuen Systems?

Zu Beginn hat das Unternehmen in den Abteilungen und in Teams nachgefragt, wen diese für besonders fähig halten, sich Wissen zu diesem Thema anzueignen und es anschließend an Kolleginnen und Kollegen weiterzutragen. Die Mitarbeiter*innen wurden entsprechend zentral geschult und haben anschließend dafür gesorgt, dieses Wissen in die Abteilungen und Teams zu tragen. Daraus entstand auch die Funktion der „PuMa-Verantwortlichen“, die dafür verantwortlich sind, das Thema aktiv bei sich im Team zu betreiben und die eigenen Bereiche im Linchpin-System zu pflegen. Beim Go-Live war es zudem wichtig, dass von Anfang an die Unterstützung der Geschäftsführung gesichert war. Diese hat dafür gesorgt, dass die Informationen explizit über das Linchpin-System gestreut werden und im gleichen Zuge auf die parallele Kommunikation via E-Mail verzichtet. So mussten die Mitarbeiter*innen das System nutzen, wenn sie an bestimmte Informationen gelangen wollten.

Wie kam das System an?

Das Feedback war insgesamt positiv. Die Anwender*innen sind begeistert von den Möglichkeiten, die das Tool bietet. Auch die Qualität der Inhalte stieg an. Dadurch sind alle im Unternehmen besser informiert und klassische Informationswege (wie E-Mails der Vorgesetzten oder Team-Meetings) gehören der Vergangenheit an. Informationen kommen nun direkt von der Quelle, an der sie entstehen: nämlich von den Abteilungen und von den Projekten selbst. Plötzlich war der Zugriff auf viele Informationen möglich, die vorher nur schwer zugänglich waren. Für die Mitarbeiter*innen von PubliCare ist der Microblog (der bei der Belegschaft übrigens sehr gut ankam) außerdem eine sehr einfache, niedrigschwellige Möglichkeit, sich aktiv am System zu beteiligen. Schließlich können so Inhalte erstellt werden, ohne dass man sich groß darum kümmern muss, Seiten anzulegen, diese dann Bereichen zuzuordnen und dabei auch noch die hierarchische Struktur zu beachten.