Gothaer – ‘SADnet’

Eine strukturierte und moderne Kollaborationsplattform für mehr als 5000 Mitarbeiter:innen, die die Zusammenarbeit zwischen dem Innen- und Außendienst erleichtert, den Pflegeaufwand für die Redaktionsteams senkt und mit personalisierten Nachrichten und einem modernen Aufbau für mehr Spaß bei der Arbeit sorgt.

Wer ist Gothaer?

Die Gothaer ist ein Unternehmen mit 5000 Mitarbeiter*innen, wovon knapp 600 im IT-Bereich tätig sind. Das über 200 Jahre alte Unternehmen zählt über 4 Millionen Mitgliederinnen und Mitglieder und ist damit eines der größeren Versicherungsunternehmen in Deutschland. Das Hauptgeschäft liegt dabei bei Privatkunden und dem Mittelstand.

Frank Powileit von der Gothaer im Interview mit uns

Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?

Anlass für den Relaunch der Intranet-Umgebung bei der Gothaer war das technisch veraltete System, das bis zur Umstellung auf Linchpin im Einsatz war. Jenes System verlangsamte alltägliche Prozesse und stellte beim Finden von Informationen eine große Hürde dar. Zudem war der Pflegeaufwand sehr hoch. Den Verantwortlichen bei der Gothaer war somit klar: Es ist Zeit für ein neues Social Intranet mit Linchpin.

Was waren die Anforderungen an das neue Intranet?

Das neue Intranet sollte einen konzernweiten Rollout bekommen. Im Vordergrund stand vor allem eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst, die bis dahin nicht möglich war. Nachdem die Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen erfasst waren, wurden diese in User Stories zusammengestellt.

Zu den Kernanforderungen der Gothaer gehörte insbesondere eine intuitive und gut ausgereifte Suche, mit der man alle Informationen im Unternehmen schnell und einfach finden kann. Darüber hinaus sollte der Pflegeaufwand für das Redaktionsteam verringert werden. Außerdem spielte Modularität eine wichtige Rolle. Vor allem sollte das neue System aber modern sein und alle Eigenschaften eines Social Intranets mitbringen.

Welche Anwendungsfälle deckt Linchpin ab?

Linchpin vereint im neuen ‘SADnet’ diverse Anwendungsfälle der Gothaer. Das Launchpad nimmt eine wichtige Rolle ein. Es bietet den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, einzelne Verlinkungen individuell abzulegen und über die entsprechenden Icons jederzeit zu erreichen. Das sind beispielsweise die Nachrichten zu Störungen, das Bereichsverzeichnis oder auch das Abkürzungs- und Druckstückverzeichnis. Vor allem Letzteres war in der Anwendung von hoher Bedeutung und stellt einen zentralen Anwendungsfall bei der Gothaer dar.

Darüber hinaus sind auch die anderen Kernelemente von Linchpin ein wichtiger Teil im ‘SADnet’. Mit dem Microblog können kurze Informationen an die Mitarbeiter*innen verteilt werden. Das News Feed bietet allen Nutzer*innen personalisierte Nachrichten. Das Personenverzeichnis ist vor allem mit den neuen Organigrammen sehr stark integriert und ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der Strukturen. Des Weiteren ist es hervorragend mit der Personensuche verzahnt.

Events werden bei der Gothaer sogar in zweierlei Hinsicht relevant: Zum einen werden Events zentral von der Presse- und Unternehmenskommunikationsabteilung für das ganze Unternehmen erstellt. Zum anderen können Regionaldirektor*innen eigene Events erstellen, sodass die zugehörigen Mitarbeiter*innen dann an diesen Events teilnehmen und sich informieren können.

Wie verlief der Go-live des neuen Systems?

Bei der Einführung des Systems setzte die Gothaer auf mehrere Maßnahmen. Um Erwartungen und Wünsche zu identifizieren, wurden relativ früh im Verlauf des Projekts Pilot-User*innen eingebunden, die auf einer Testumgebung mit dem System arbeiteten. Über Neuigkeiten wurde regelmäßig intern gebloggt und zum Go-Live wurden die Mitarbeiter*innen dann via Mail und über das Gothaer Journal benachrichtigt.

Um Mitarbeiter*innen den Umstieg und die Einarbeitung zu erleichtern, setzte die Gothaer auf kleine Video-Tutorials und Anleitungsartikel, die vom Fachbereich, der für die Anwendung verantwortlich ist, erstellt wurden.

Mit Linchpin konnten wir die digitale Zusammenarbeit zwischen unserem Innen- und  Außendienst verbessern. Dank des modernen und modularen Aufbau des Systems finden sich die Anwender*innen gut zurecht.

Außerdem wurde der Pflegeaufwand für Redakteure deutlich reduziert – und zwar um fast 75 Prozent.

Frank Powileit, Teamleiter im Bereich Workplace Services