Funk Gruppe – kiwi

Ein neues Social-Intranet-System, das 1360 Mitarbeiter*innen an 35 Standorten in Europa besser miteinander vernetzt, das Unternehmenswissen professionell verwaltet und den Mitarbeitenden eine neue Art der Zusammenarbeit bietet.

Wer ist Funk Gruppe GmbH?

Die Funk Gruppe GmbH ist der größte inhabergeführte internationale Versicherungsmakler und Risk Consultant in Deutschland. Das Familienunternehmen in fünfter Generation wurde vor über 140 Jahren gegründet und beschäftigt heute etwa 1360 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an insgesamt 35 Standorten in Europa. Darüber hinaus fördert die Funk Gruppe auch diverse soziale und nachhaltige Projekte und hat auch eine eigene Funk-Stiftung.

Funk Gruppe GmbH beim AEC Linchpin 2021

Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?

Eines der großen Ziele der Funk-Gruppe war es, die Mitarbeitenden mit Hilfe eines neues Intranet-Systems in Form von Linchpin besser miteinander zu vernetzen. Darüber hinaus wollte man das Wissensmanagement professioneller aufbauen. Im Fokus lag es, die Aktualität und Auffindbarkeit von Wissen bei Funk zu verbessern. Auch im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden sollte das System eine Rolle spielen und nicht nur als bloßer News-Kanal dienen. Außerdem sollte das Qualitätsmanagement transparent aufgebaut werden. Daher entschied man sich, ein digitales Unternehmenshandbuch im Wiki einzuführen, was vorher noch ein statisches PDF-Dokument gewesen ist. Natürlich war es der Funk-Gruppe auch besonders wichtig, dass die Mitarbeitenden in Workspaces eine neue Art der Zusammenarbeit erfahren, die in Echtzeit und in virtuellen Räumen, statt in Ordnern, passieren kann.

Wie verlief das Projekt?

Während der Projektdurchführung gab es im Team einen Projektleiter, eine Intranet-Managerin sowie Kolleginnen und Kollegen aus der IT, der Funk-Akademie und dem Grafikbereich. Außerdem war noch ein Migrationsteam involviert sowie ein Berater von Seibert Media. In dem anderthalbjährigen Projekt gab es einige wichtige Meilensteine für die Funk Gruppe GmbH. Der erste Meilenstein stellte den Aufbau der Navigation dar. Die Funk Gruppe ist ein sehr großes Unternehmen, sodass es besonders wichtig war, keinen Bereich zu vergessen und eine sinnvolle Struktur zu entwickeln. Darüber hinaus wurden Templates für die Bereiche, Produktseiten sowie Workspaces erstellt, um das System optisch möglichst einheitlich zu gestalten. Ein weiterer Meilenstein war die Finalisierung des digitalen Unternehmenshandbuchs sowie die Erstellung des News-Konzepts, bei dem festgelegt wurde, welche Kanäle wie abonniert werden können. Auch die Migration, bei der die Inhalte aus dem alten Intranet vom Projektteam in das neue überführt wurden, war ein wichtiges Ereignis im Projektverlauf. Auch der Aufbau der Startseite und das Schulungskonzept waren wichtige Aspekte der Projektphase.

Wie verlief der Go-Live des neuen Linchpin-Systems?

Bezüglich der Kommunikations- und Change-Management-Maßnahmen gab es zunächst einen Namenswettbewerb für das neue Linchpin Intranet. Den Mitarbeitenden wurden drei Namensvorschläge vorgestellt und der Name mit den meisten Stimmen wurde schließlich ausgewählt. Auf diese Art und Weise ergab sich das Intranet ‘kiwi’, das in der internen Zeitung vorgestellt wurde. Des Weiteren gab es kurz vor dem Go-Live Auftaktveranstaltungen, bei denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erste Einblicke von ‘kiwi’ verschaffen und somit bereits früh einen Einblick in das neue System bekommen konnten. Auch Schulungstermine wurden schon kurz vor Go-Live veröffentlicht, sodass man sich für diese direkt anmelden konnte. Die Funk Gruppe stellte auch Lernvideos und eine Online-Hilfe bereit, die dann auch direkt zum Go-Live verfügbar waren. Plakate und Postkarten in den Büros haben die Maßnahmen begleitet.

Wie wurde das System angenommen?

Von den Mitarbeitenden kamen insgesamt sehr viele positive Reaktionen zum Go-Live. Insbesondere das Aussehen und die Bedienbarkeit von ‘kiwi’ haben großes Interesse gefunden. Auch das Schulungsangebot wurde sehr positiv wahrgenommen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind sehr motiviert, das neue Linchpin-System zu nutzen und geben seit dem Anfang des Projekts viel Feedback an das Projektteam. Es wurden bereits einige konkrete Änderungswünsche geäußert, durch welche sich das Projekt gut weiterentwickeln konnte. Beispielsweise wurden seit dem Projektstart über 100 neue Workspaces eröffnet und auch die Startseite wurde komplett neu strukturiert; alles auf Basis von Feedback der Mitarbeitenden. Vorlagen wurden überarbeitet, Apps installiert und der “Kiwi-Blog”, in dem regelmäßig Tipps, Tricks und häufig gestellte Fragen geteilt werden, eingeführt. Außerdem gibt es die Kategorie “Content der Woche”, mit der auf neue Bereiche oder besondere Inhalte aufmerksam gemacht werden soll.

Welche Erfahrungen hat die Funk Gruppe gesammelt?

Während der Projektphase machte die Funk Gruppe einige wichtige Erfahrungen. Aus ihrer Sicht ist es wichtig, dass man Arbeit in das Berechtigungskonzept steckt, sodass klar ist, wie die Rechte eingestellt sein sollen, vor allem auch wenn man regelmäßig neue Workspaces eröffnet. Wichtig war es zudem, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt einzubeziehen und ihnen auch schon während der Projektphase immer mal Einblicke zu gewähren, um sich erstes Feedback einzuholen. Bei der Migration war es für die Funk Gruppe wichtig, genug Aufwand und Kapazitäten einzuplanen. Power-User*innen helfen dabei, das Wissen zur Benutzung des neuen Systems an die Teams heranzutragen. Im Live-System hat es sich bewährt, Zuständigkeiten und Aufgaben klar aufgeteilt und definitiert zu haben. Ganz wichtig sind auch: der regelmäßige Austausch im Team, das Informieren über Neuigkeiten und die Betreuung der Nutzer*innen in Form von Schulungen und konkreten Ansprechpartner*innen. Nicht unerheblich sind auch Informationen darüber, was in so einem Workspace passieren kann und was eigentlich die Vorteile gegenüber der alten Ordnerstrukturen sind. Das schafft ein Bewusstsein dafür, wofür das Ganze überhaupt gut ist. Ein wichtiger Punkt ist zudem die enge Zusammenarbeit mit der IT, sodass ein guter Austausch vor allem bei neuen Einstellungen und bei Updates stattfinden kann. Natürlich sollte dabei immer daran gedacht werden, Feedback einzusammeln und auszuwerten.

Was uns auch ein großes Ziel war, war es, dass unsere Mitarbeitenden in Workspaces eine neue Arbeit der Zusammenarbeit finden, die eben in Echtzeit und in virtuellen Räumen, statt in Ordnern stattfinden kann.

Kira Dohrmann, Funk Gruppe GmbH