B&B Hotels – ‚Lobby‘

Ein Social Intranet für die am schnellsten wachsende Hotelkette, welches den kommunikativen Austausch im Unternehmen fördert und E-Mails und Telefonabrufe ersetzt, in dem es Informationen jederzeit rund um die Uhr verfügbar macht.

Wer ist B&B Hotels?

Die Hotelkette B&B Hotels betreibt 600 Hotels in 14 europäischen Ländern, wovon ganze 160 Stück sich in Deutschland befinden. B&B Hotels gilt als eine der innovativsten Hotelketten im Budget-Bereich und verspricht seinen Gästen einen einheitlich hohen Standard bei günstigen Konditionen – frei nach dem „Nur Für Jeden“-Prinzip.

Warum hat man sich nach einer neuen Intranet-Lösung umgesehen?

Zu Beginn der Reise stand die Analyse des Status Quo. Vor der Einführung der Linchpin Intranet Suite war bei B&B Hotels ein veraltetes Intranet im Einsatz, was kaum im Unternehmen bekannt war und auch nicht gepflegt wurde. Darüber hinaus wurden viele E-Mails geschrieben und es wurde nicht seltener zum Telefonhörer gegriffen. Das Problem: durch die dezentrale Informationslage war der aktuelle Informationsstand unklar und meist halfen nur telefonische Absprachen, um Daten auf ihre Aktualität zu prüfen. Außerdem gab es im Unternehmen eine unübersichtliche Ordnerstruktur mit vielen Dateien, was auch immer wieder zu sehr viel Hin und Her in der internen Kommunikation geführt hat. Zusätzlich lagen einige Informationen ausschließlich in Papierform vor.

Mit Linchpin Kommunikation auch in der Wachstumsphase meistern

Wenn Firmen wachsen, ändert sich die Art und Weise der Kommunikation. Neben Mails, Telefon und dem wohlbekannten Flurfunk gilt es, auch in Wachstumsphasen alle Mitarbeiter mitzunehmen. Mit einem Social Intranet sind Firmen bestens gerüstet, die Kommunikation auch in die entlegensten (Abteilungs-)Winkel zu ermöglichen. Caroline & Axel erzählen dir in dem spannenden Vortrag vom Atlassian Enterprise Club Modern Workplace, wie die Einführung von Linchpin bei B&B Hotels funktioniert hat.

Was waren die Anforderungen an das neue Intranet?

Zunächst hat man sich bei B&B Hotels Gedanken dazu gemacht, wie das zukünftige Intranet aussehen soll. Ziel war es, den Austausch zu verbessern, ihn zielgerichteter zu gestalten und weg von One-to-one-Kommunikation hin zur Many-to-many-Kommunikation zu gelangen. Da B&B Hotels jeden Tag für Gäste verfügbar sind, sollte natürlich auch das System immer aktuell und verfügbar sein – auch an Sonn- und Feiertagen. Statt sich lange durch Mails zu klicken, auf Telefonate zu setzen oder auf Antworten in unzähligen anderen Systemen zu warten, sollten Informationen dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Gewünscht war demnach eine zentrale Plattform, auf der alle Informationen des Unternehmens jederzeit und von überall abrufbar sind. Mit Hilfe von verschiedenen Workshops hat B&B Hotels schließlich zuerst eine sinnvolle Menüstruktur entwickelt und sich anschließend mit der Überlegung beschäftigt, welche Linchpin-Funktionen im System überhaupt abgebildet werden sollen.

Wieso fiel die Wahl auf Linchpin?

B&B Hotels hatten mehrere Tools evaluiert; die Wahl fiel letztendlich aus mehreren Gründen auf Linchpin. Die Linchpin Suite konnte zunächst mit der guten Integration in bestehende Systeme punkten. Jira und Confluence waren bei B&B Hotels bereits im Einsatz, sodass sich Linchpin nahtlos in die Systemlandschaft einfügen konnte. Darüber hinaus hat man sich mit der Frage beschäftigt, welche Lösungen schon erfolgreich in anderen Unternehmen eingeführt worden sind. Linchpin kann bereits einige Success Stories vorweisen, die von B&B Hotels dann auch tatsächlich genutzt wurden, um auf die Erfahrungenswerte anderer Unternehmen zuzugreifen und sie auf die eigene Situation zu übertragen. Diese Punkte haben B&B Hotels letztendlich davon überzeugt, in ihrer Wachstumsphase auf die Linchpin Suite als die neue, unternehmensweite Lösung zu setzen.

Wie verlief der Go-live des neuen Systems?

Für die Vorbereitung hat sich B&B Hotels lieber etwas mehr als etwas zu wenig Zeit genommen – mit der Unterstützung von Seibert konnte der Go-Live dann auch eher schnell umgesetzt werden. Zuerst fand eine intensive Planungsphase statt, an der jede Abteilung mitwirken konnte. Dadurch konnten die Abteilungen viel voneinander und miteinander lernen. Die Verantwortlichkeiten wurden dann in das Core-Team und das Content-Creator-Team aufgeteilt. Letzteres sorgte vor dem Go-Live dafür, dass das Linchpin mit Informationen befüllt wird, um einen Start in ein lebendiges System zu bieten und einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. So wurde den Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit geboten, Linchpin komplett von Anfang an kennenzulernen, bevor es überhaupt live gehen konnte. Entlang einer intensiven Checkliste für den Livegang von Linchpin, arbeitete man nach und nach die Punkte ab. Unterstützungsangebote in Form von How-To-Artikeln, Erste-Schritte-Guides und der Möglichkeit, Fragen über einen Helpdesk zu stellen, sorgten zudem für einen reibungslosen Start mit dem neuen System. Inzwischen findet zudem regelmäßig das sogenannte „Lobby Meet and Greet“ statt, in dem Kolleginnen und Kollegen sich über das System weiterbilden können. Bei der Einführung wurde Linchpin für alle Mitarbeitenden als Startseite im Browser eingerichtet, sodass jedes Hotel beim morgendlichen Hochfahren der Arbeitsgeräte direkt im neuen digitalen Zuhause war. Mit einem genauen Plan konnte auch die technische Umstellung flott erfolgen. Um das sicherzustellen, stellte man sich zunächst die Frage, was genau am Tag des Go-Lives benötigt wird. Das Ergebnis? Sehr beeindruckend! B&B Hotels beweisen mit einem Live-Gang in nur knapp zwei Stunden, dass gute Planung sich auszahlt! Dank des Contents, der bereits vorbereitet war, konnten die Mitarbeitenden das neue Social Intranet direkt auf Herz und Nieren prüfen und mit der Eingewöhnung beginnen.

Wie kam das System an?

Schon bereits nach wenigen Stunden erreichte das Projektteam die ersten Rückmeldungen zum neuen Intranet-System. Viele Kolleginnen und Kollegen waren direkt schwer begeistert und freuten sich, dass nun endlich ein Tool im Einsatz ist, in dem alle zusammen kommunizieren können. Die Mitarbeitenden sind gespannt, wo es mit Linchpin in Zukunft hin geht. Gut angekommen ist außerdem, dass jedes Hotel seinen ganz eigenen Bereich im neuen System erhalten hat, in dem nun ein Austausch ohne Einfluss von Außen stattfinden kann. Allgemein wurde mit Linchpin bei B&B vom Head-Office bis hin zu jedem einzelnen Hotel Kommunikation geschaffen, in dem nicht nur Geschäftliches ausgetauscht wird, sondern auch Mitfahrgelegenheiten gesucht und alte Schätze aus dem Keller angeboten werden können.

Was unsere Kollegen uns innerhalb der ersten, ja, teilweise Stunden, sofort zurück gemeldet haben: Viele sind schwer begeistert und freuen sich darauf, dass wir jetzt endlich ein Tool haben, in dem wir alle zusammen kommunizieren können. Dass es dann auch noch ‚Lobby‘ heißt, wie in unseren Hotels, in denen die Lobby unser zentraler Mittelpunkt für die Gäste ist! Alle freuen sich unheimlich darauf und sind ganz gespannt, wo ‚Lobby‘ uns dann tatsächlich noch in Zukunft hinführen wird. Und ich glaube als Hotel ist es auch ganz spannend, dass diese ihren eigenen Bereich bekommen haben, in denen man sich auch gegenseitig austauschen kann, wo eigentlich gar keiner aus dem Head Office irgendwie dazwischen quatscht.

Axel Blumentritt, B&B Hotels

Wie wird Linchpin genutzt?

Die Linchpin Intranet Suite bietet einige viele Funktionen, doch besonders die News konnten B&B Hotels recht schnell zu Fans werden lassen. Informationen, die vorher überwiegend durch Mails abgefangen wurden, sind durch die Linchpin Suite nun deutlich schöner aufbereitet und liegen zentral im System ab. Die eigenen Inhalte werden direkt auf der Startseite bzw. dem Dashboard promoted – und überhaupt ist es jetzt möglich, dass jede Abteilung transparent und selbstbestimmt das kommuniziert, was sie für wichtig und richtig hält. Praktisch ist hier auch die Archivierung der Inhalte, sodass jederzeit auf alle Informationen zugegriffen werden kann, ohne die Übersicht über die Inhalte verlieren zu müssen. Als die am schnellsten wachsende Hotelkette ist B&B Hotels immer wieder mit der Situation konfrontiert, neue Mitarbeitende einzustellen. Schnell ist der Überblick darüber verloren, wer wirklich wofür zuständig ist. Um sich nicht gegenseitig aus den Augen zu verlieren, sorgt die Personensuche in Linchpin für Übersicht. Mit nur einem Klick können Nutzerinnen und Nutzer präzisieren, wen sie suchen – beispielsweise jemanden aus dem Einkauf oder jemanden, der Spanisch beherrscht- und sofort wird Linchpin die passenden Ansprechpartner finden. Auch der Microblog wird bei B&B Hotels bereits fleißig genutzt. Von aktuellen Berichten von Veranstaltungen bis unkompliziertem Austausch – der Microblog bietet den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, schnell und einfach in den Austausch mit anderen Personen zu gehen. Überzeugt zeigt sich B&B Hotels außerdem von den Event-Funktionen. Genutzt werden diese insbesondere zur zentralen Darstellung verschiedener Webinare, Schulungen oder Partys. Zukünftig will B&B Hotels auch stark auf den mobilen Zugang zur Linchpin Suite setzen. Mit der Unterstützung von Seibert soll dann jede und jeder von überall und jederzeit die neuesten internen News auf dem mobilen Endgerät erhalten und sich mit Kolleginnen und Kollegen austauschen können.